KÖLNER KULTURFONDS
Datenschutzinformation
Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
für das Antrags- und Förderverfahren
1. Für wen gilt diese Information?
Diese Datenschutzinformation gilt für Personen, deren Daten im Zusammenhang mit einem Antrag beim „Kölner Kulturfonds initiiert von der REWE Group“ verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere Antragstellende, vertretungsberechtigte Personen, Ansprechpersonen, Projektverantwortliche sowie in den Antragsunterlagen genannte Personen.
Verantwortlicher
Kölner Kulturrat e. V.
Anschrift
Rolandstraße 69, 50677 Köln
E-Mail Datenschutzkontakt
Telefon
+49 221 2227744
Der Kölner Kulturrat e. V. verarbeitet Daten insbesondere für die Entgegennahme und Vollständigkeitsprüfung des Antrags, die Verfahrenskommunikation, die Förderentscheidung, die Absichtserklärung (Letter of Intent), den Fördervertrag, die Auszahlung sowie die Verwendungs- und Nachweisprüfung.
2. Welche Daten verarbeiten wir?
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Stammdaten und Kontaktdaten, zum Beispiel Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
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Angaben zur Institution, Rechtsform, Vertretungsberechtigung und Registereintragung
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Projekt-, Programm- und Förderangaben einschließlich Finanzierungs- und Kostenplan
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Daten aus Anlagen, Korrespondenz, Rückfragen, Bewertungs- und Entscheidungsvermerken
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Vertrags-, Zahlungs- und Bankdaten bei einer Förderung
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Sachberichte, zahlenmäßige Nachweise, Belege und Angaben zu Rückforderungen
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Technische Protokolldaten, soweit ein digitales Antrags- oder Kommunikationssystem eingesetzt wird
3. Woher erhalten wir die Daten?
Wir erhalten die Daten direkt von der antragstellenden Institution oder Person. Daten können außerdem von vertretungsberechtigten Personen, Projektpartnern, dem Kulturamt der Stadt Köln, der zuständigen Bundes- oder EU-Förderinstitution sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen, soweit dies für die Prüfung oder Abwicklung erforderlich ist.
Antragstellende sind verpflichtet, diese Datenschutzinformation den Personen zur Verfügung zu stellen, die sie in den Antragsunterlagen benennen (zum Beispiel Ansprechpersonen und Projektbeteiligte). Dies dient der Information dieser Personen nach Art. 14 DSGVO.
4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage?
Anbahnung und Durchführung der Förderung
Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist oder vorvertragliche Maßnahmen beantragt
Ansprechpersonen juristischer Personen
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigte Interessen sind die Prüfung, Auswahl, Abwicklung und Dokumentation der Förderung sowie eine verlässliche Kommunikation
Gesetzliche Pflichten
Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, insbesondere für handels-, steuer- oder sonstige gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
Rechtsansprüche und Kontrolle
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigte Interessen sind Missbrauchsprävention, Prüfung, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen
Öffentlichkeitsarbeit und Berichterstattung zu geförderten Projekten
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigte Interessen sind die transparente Information über den Kölner Kulturfonds, die Dokumentation und Evaluation der Mittelverwendung sowie die Kommunikation über geförderte Projekte und deren Ergebnisse. Dabei können insbesondere der Name der geförderten Institution, der Projekttitel, eine Kurzbeschreibung, die Förderhöhe, die Laufzeit und der Umsetzungsstand verarbeitet und veröffentlicht werden.
Personenbezogene Namen und Bildnisse erkennbarer Personen werden nur verarbeitet oder veröffentlicht, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage und die erforderlichen Nutzungsrechte vorliegen. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert, freiwillig und zweckbezogen eingeholt. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
HINWEIS
Eine Einwilligung ist für die reguläre Antragsprüfung nicht vorgesehen. Das Auswahlfeld im Antragsformular bestätigt lediglich, dass diese Information zur Kenntnis genommen wurde; es ist keine Einwilligung.
Daten von Personen, die in den Antragsunterlagen genannt werden (zum Beispiel Projektverantwortliche und weitere Projektbeteiligte), verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigte Interessen sind die Prüfung und Abwicklung der beantragten Förderung.
Technische Protokolldaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist die Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität der eingesetzten Systeme.
Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie ist jedoch für die Prüfung und Abwicklung des Antrags erforderlich; ohne die erforderlichen Angaben kann der Antrag nicht bearbeitet werden.
5. Wer erhält die Daten?
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Zuständige Beschäftigte und Gremien des Kölner Kulturrats e. V., soweit sie die Daten für ihre Aufgaben benötigen
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Das Kulturamt der Stadt Köln (zuständige Fachreferentinnen und Fachreferenten sowie die Leitung), das die Anträge fachlich prüft und über die Auswahl der zu fördernden Projekte entscheidet; Rechtsgrundlage der Offenlegung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse ist die Durchführung des Auswahlverfahrens
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Auftragsverarbeiter, etwa Anbieter für Hosting, E-Mail, IT-Support, Cloud- oder Antragsmanagement, auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO
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Banken, Buchhaltung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung sowie Rechtsberatung, soweit dies zur Abwicklung, Prüfung oder Rechtsverfolgung erforderlich ist
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Behörden, Gerichte oder andere Stellen, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist
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Die REWE Group erhält zur Dokumentation und Evaluation des Kulturfonds regelmäßige Berichte über die geförderten Projekte. Diese können insbesondere den Namen der geförderten Institution, den Projekttitel, eine Kurzbeschreibung, die Förderhöhe, die Laufzeit und den Umsetzungsstand enthalten. Nicht übermittelt werden grundsätzlich Bankdaten, vollständige Antragsunterlagen, Verwendungsnachweise, Kontaktdaten oder interne Bewertungsvermerke.
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Soweit die Berichte personenbezogene Daten enthalten, erfolgt deren Übermittlung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der transparenten Dokumentation und Evaluation der Verwendung der von der REWE Group für den Kulturfonds bereitgestellten Mittel. Die REWE Group verarbeitet die ihr übermittelten Berichte in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.
6. Übermittlung in Drittländer
Für die Kommunikation, Speicherung und Bearbeitung der Anträge nutzen wir Microsoft 365. Für die Bereitstellung der Website und des Online-Antragsformulars nutzen wir Wix. Dabei können personenbezogene Daten auch in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder von dort aus abgerufen werden.
Soweit für das jeweilige Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Art. 45 DSGVO. Andernfalls erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Soweit erforderlich, werden zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen getroffen. Weitere Informationen zu den eingesetzten Dienstleistern und den geltenden Garantien können über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten angefordert werden.
7. Wie lange speichern wir die Daten?
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für das Antrags- und Förderverfahren, die Prüfung möglicher Ansprüche sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden.
Nicht geförderte oder zurückgenommene Anträge
zwölf Monate nach Abschluss des Verfahrens; längere Speicherung nur bei dokumentiertem Grund
Geförderte Projekte
für die Vertragslaufzeit und die Nachweisprüfung; anschließend nach den einschlägigen gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen, regelmäßig acht Jahre für Buchungsbelege und bis zu zehn Jahre für Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB)
Laufende Rechtsfälle
bis zum rechtskräftigen Abschluss und Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen
8. Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die fachliche Bewertung und Förderentscheidung werden von Menschen getroffen.
9. Welche Rechte haben betroffene Personen?
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Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
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Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
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Löschung, soweit keine gesetzlichen oder vorrangigen Gründe entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
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Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
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Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen vorliegen (Art. 20 DSGVO)
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Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
10. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist insbesondere folgende Behörde zuständig:
Behörde
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postanschrift
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon
+49 211 38424-0
Internet
11. Aktualität
Wir passen diese Datenschutzinformation an, wenn sich das Verfahren, eingesetzte Systeme, Empfänger oder Rechtsgrundlagen ändern. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt der Datenerhebung bereitgestellte Fassung.
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+49 (0)221 222 77 44
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